Microsoft Outlook 98

di Roberto Cardoso Laynes
Collaboratore, BETA

Microsoft ha reso disponibile, gratuitamente per tutti gli utenti di Office 97, la sua ultima applicazione di gestione di posta elettronica che dovrebbe semplificare la connessione, la comunicazione e la condivisione con gli altri utenti. Vediamo insieme se e come questo è possibile.

L'installazione

Nel momento in cui scriviamo, Outlook 98 è reperibile direttamente da Microsoft Italia, che invierà una copia del prodotto in versione italiana, o su alcuni CD allegati alle numerose riviste presenti in edicola. Nel caso in cui sul PC destinato ad ospitare il nuovo software, sia installato l'active desktop, sarà necessario porre attenzione alla lingua di MS Outlook 98; l'installazione in una lingua diversa dal sistema operativo, Windows 95 OSR2 nel caso di questa prova, comporterebbe l'impossibilità di utilizzare le funzioni aggiuntive distribuite insieme a Internet Explorer 4.x. Una importante caratteristica dell'installazione guidata di Outlook 98 è data dalla capacità di importare gli account, le cartelle e le rubriche personali esistenti sia dalle versioni precedenti di Outlook, Outlook Express, ma anche da Netscape Messanger e Eudora. Il programma di setup, molto semplice ed intuitivo, richiede pochi parametri per essere correttamente installato. Uno di questi, come si vede nella fig. 1, è rappresentato dal tipo di opzione richiesta per la gestione della posta elettronica.

1. Solo Internet
2. Società o gruppo di lavoro
3. Nessun programma di posta elettronica

Figura 1 - Schermata di installazione Ecco come si presentano le opzioni per l'installazione

La scelta "solo Internet", ideale per i PC non collegati a nessuna LAN, consentirà di configurare il sistema per la connessione a più di un provider e pone quindi Outlook 98 in diretta concorrenza con i più diffusi client di posta elettronica. Infatti, la sua totale, completa e trasparente integrazione con gli altri componenti la suite di Office 97, lo rende estremamente versatile per la lettura dei messaggi e, in combinata con Outlook Express (altro prodotto Microsoft liberamente scaricabile), delle news. Se invece le esigenze fossero di livello maggiore e dovesse essere necessario collegarsi ad una rete gestita con Microsoft Exchange Server, la seconda opzione ci permetterà, sia di utilizzare le numerose funzionalità di posta elettronica avanzate, come il rinvio automatico di risposte, sia la condivisione di tutte le informazioni, dai contatti agli appuntamenti, dal calendario alle cartelle condivise. La terza opzione, rende disponibile Outlook 98 solo come agenda personale, limitandone le numerose potenzialità.

Solo Internet
Se è stata scelta questa impostazione, Outlook viene privato di quelle che sono le sue principali caratteristiche. Nato come complemento alla suite di Office 97, il suo utilizzo in una postazione stand alone, lo rende troppo complesso, troppo pieno di opzioni e impostazioni che difficilmente lo possono far preferire ad un email client dell'ultima generazione. Pur essendo dotato delle ormai necessarie opzioni di smistamento automatico della posta, è risultato troppo "pesante". Il file che contiene tutte le informazioni, anche se il programma è dotato di buone opzioni di archiviazione automatica, è unico per tutti gli elementi - Calendario, Contatti, Task, Inbox, Outbox. Note - e tende facilmente a superare i 1000 KB rendendo così non molto pratica una mirata azione di backup. L'unica cosa che è risultata molto piacevole, anche se durante la prova sono state necessarie due reinstallazioni per farlo funzionare correttamente, è stata l'estensione fax composta dal Winfax Starter Edition della Symantec. In pratica si tratta della versione lite del famoso software per la gestione dei fax, che lavora in modo perfettamente trasparente con Outlook 98 e, cosa ancora più importante, consente agli utenti di Windows 95 di non usare più Exchange per fare o ricevere fax!

Società o gruppo di lavoro
Se Outlook è stato installato per accedere ad un server Microsoft Exchange, le sue numerose potenzialità vengono immediatamente alla luce. Sono infatti utlizzabili numerose caratteristiche avanzate, non disponibili nel caso del suo utilizzo come programma a se stante. E' ad esempio possibile utilizzare le cartelle pubbliche condivise per scambiare informazioni con un gruppo di utenti anch'esso collegato al server. Tali cartelle possono essere utili quando si dispone di informazioni che si desidera mettere a disposizione per consentirne una rapida verifica come, ad esempio, un elenco di contatti o un report aggiornato regolarmente che non si desidera spedire come email attached. Un'altra caratteristica evoluta della sezione email client di Outlook 98 è rappresentata dalla possibilità di utilizzare i "pulsanti di voto" per raccogliere successivamente le risposte in messaggi di posta elettronica. I voti ricevuti come risposta, possono essere utilizzati per snellire procedure di approvazione che non necessitano, all'interno della struttura, di supporti cartacei. La facilità con la quale Outlook 98 si interfaccia agli altri programmi Microsoft (ad esempio con Project 98, il software per la pianificazione di progetti di lavoro e time line) può veramente consentire una reale evoluzione della gestione aziendale. Procedure pubblicate sul web interno, form elettronici per gli usi più disparati, tutto diventa condiviso o condivisibile. E' anche possibile rivedere o sostituire un messaggio dopo averlo inviato fino a quando il destinatario non lo ha letto. È ad esempio possibile richiamare un messaggio inviato per errore o sostituirlo nel caso in cui si sia dimenticato di inserire un file attached.

Figura 2 - L'apparenza è molto...Outlook 98 nel suo nuovo "Web Style"

Brevi cenni sulle funzionalità comuni

Outlook 98, che nasce come evoluzione di Schedule+ presente nelle precedenti versioni di Office e Windows NT, ne mantiene inalterate molte delle caratteristiche. Tutta la parte di gestione delle informazioni personali risulta infatti molto simile a quella già vista e le differenze con Outlook 97 sono veramente minime. In perfetto stile Microsoft, si è evoluta l'interfaccia grafica e poco altro.

Figura 3 - Il calendario... rimane molto simile a quello delle versioni precedenti

Il Calendario (fig.3), i Contatti e soprattutto la pagina iniziale (figura 2), che si presenta come una pagina web, risultano molto più gradevoli e soprattutto intuitivi. Le funzioni sono quelle di una normale agenda elettronica e confermano come l'utilizzo di questo software al di fuori di un gruppo di lavoro, ne rappresenti una forte limitazione delle caratteristiche e delle enormi potenzialità che, come già detto, emergono quando viene utilizzato insieme ad un Server Exchange.

I difetti

Anche se qualcuno non sarà d'accordo, Outlook 98 non sfugge ad alcune regole di approssimazione che contraddistinguono molti dei prodotti Microsoft. Un piccolo elenco delle principali anomalie riscontrate, potrà rendere l'idea di come il prodotto abbia ampi margini di miglioramento:

1. Non c'è la possibilita' di ricevere messaggi senza dover necessariamente inviarli: infatti mentre esiste l'opzione spedisci senza l'opzione ricevi, non è possibile fare il contrario.
2. L'integrazione con il client per le news, Outlook Express, non è molto buona: durante la prova, selezionando l'opzione "spedisci all'autore", Outlook 98 ha reagito alcune volte bloccandosi completamente.
3. Se sono stati impostati dei filtri di smistamento dei messaggi in arrivo, non è di immediata visualizzazione la cartella sotto la quale il messaggio è arrivato. È necessario aprire completamente l'albero delle directory per individuare il messaggio.
4. Installato come client sul server Exchange l'help on line non si aggiorna e propone soluzioni inattuabili (vedi esempio successivo).
5. La modifica delle proprietà di un messaggio da MIME a UUENCODE deve essere fatta nelle opzioni relative al destinatario cui si vogliono inviare messaggi in un formato diverso. L'help on line propone di effettuare la modifica direttamente nelle opzioni di Outlook 98.
6. È già disponibile nella sezione security del sito Microsoft, la patch per l'aggiornamento di Outlook 98. La patch risolve alcuni problemi relativi a messaggi di posta elettronica con allegati file dai nomi molto lunghi. Quando l'utente cerca di farne il download o di aprire il file allegato, se è più lungo di un certo numero di caratteri, alcune successive azioni possono portare al blocco totale del programma.

Conclusioni

Lo sviluppo che Outlook ha avuto in questa versione, soprattutto negli aspetti di gestione della posta elettronica, con la perfetta integrazione con il plug in di Pretty Good Privacy, con la possibilità di usare tutti gli ultimi standard (POP3/SMTP, IMAP4, LDAP, HTML mail, vCard, vCalendar, iCalendar e S/MIME) ma anche il formato proprietario di Word per comporre messaggi, lasciano intuire come Microsoft stia usando tutto il suo peso per entrare con ancora maggior forza del settore dove è già presente con il citato Outlook Express e con Internet Mail. La prova che è stata fatta però non ha convinto moltissimo in quanto, come già detto, tutto l'insieme non si presenta in modo sufficientemente agile. Se l'uso che ne deve essere fatto è un uso limitato rispetto alla totalità delle caratteristiche, Eudora Pro, Pegasus o anche Netscape Messenger (unico tra i client citati ad essere indipendente dalla piattaforma) rimangono i software preferibili per le piattaforme Microsoft.

Scheda prodotto

BIBLIOGRAFIA E RIFERIMENTI

Dove scaricare il programma
• Dal sito Microsoft: http://officeupdate.microsoft.com/downloaddetails/outlook98detail.htm
• Per ricevere il cd (versione italiana) : http://www.microsoft.com/italy/outlook/coupon.htm

Roberto Cardoso Laynes è Collaboratore di BETA dal 1998; è raggiungibile su Internet tramite la redazione oppure all'indirizzo rcl@mclink.it.

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